Di pekerjaan sehari-hari atau dalam mengerjakan sebuah project, seringkali kendala atau masalah timbul dari faktor komunikasi. Salah memahami atau menangkap maksud dari individu atau orang lain yang terlibat di dalam pekerjaan dapat berakibat kepada perdebatan atau konflik. Masalah komunikasi di tempat kerja ini memiliki dampak sangat negatif kepada moral karyawan, produktifitas dan buruknya hubungan antara bagian atau departemen. Jika tidak segera diatasi, masalah-masalah dalam komunikasi ini dapat berdampak lebih jauh kepada turunnya keuntungan (profit) perusahaan, menambah tingkat turnover karyawan hingga buruknya image perusahaan. Wow, sebegitu dramatisnya, kah? Maka dari itu, kita harus memiliki wawasan mengenai masalah komunikasi di tempat kerja sehingga dapat dihindari sejak dini.

Komunikasi di tempat kerja bisa terjadi pada penggunaan sms atau media chatting (seperti whatsapp, telegram, LINE, dsb) dan email. Seperti kita ketahui, komunikasi tertulis sangat berbeda dengan komunikasi lisan, dimana di dalam komunikasi tertulis, kita sangat memiliki keterbatasan dalam menggambarkan atau menceritakan sesuatu (tidak ada body language, nada bicara, dsb). Detil-detil banyak yang tidak tersampaikan sehingga menimbulkan kesalahpahaman atas maksud dan makna dari pesan yang disampaikan. Orang lain dapat merasa tersinggung terhadap sesuatu yang menurut orang lain 'biasa saja' atau wajar. Karena aktivitas berkomunikasi adalah termasuk dalam bagian aktivitas bisnis (khususnya dalam bernegosiasi), maka penguasaan skill dalam berkomunikasi sangatlah diperlukan bagi karyawan atau anggota organisasi.

Dalam levelnya, komunikasi memiliki beberapa tingkatan, yang pertama adalah komunikasi intrapersonal, interpersonal, organisasional dan publik. Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi antara kita dengan diri kita sendiri. Bagaimana kita memberi makna atau arti terhadap permasalahan atau issue yang terjadi, memikirkan ulang dan bekerja secara silent terhadap sebuah masalah. Yang kedua dalah interpersonal, yaitu adalah komunikasi antara kita dengan orang lain. Mencakup bagaimana kita secara verbal ataupun non verbal mengirimkan pesan atau makna kepada orang lain. Yang ketiga adalah komunikasi pada level organisasi, mengirimkan dan menerima pesan melalui beberapa lapisan hirarki dan menggunakan beberapa channel (media) untuk mendiskusikan topik atau permasalahan di organisasi atau perusahaan. Yang terakhir adalah komunikasi publik, yaitu menyebarkan pesan ke orang banyak secara bersamaan melalui media televisi, internet ataupun media cetak.
    
Selain mengenal level komunikasi, ada baiknya juga kita mengerti akan prinsip-prinsip dasar komunikasi. Adapun prinsip dasar komunikasi yang pertama adalah

1. Dinamis. Komunikasi itu terus menerus mengalami perubahan.
2. Berkelanjutan. Bahkan ketika kita meninggalkan ruangan meeting atau ruangan atasan setelah berkomunikasi, kita pada hakikatnya masih mengirimkan pesan (bahkan ketika kita tidak ada lagi yang ingin kita sampaikan). Contoh lain adalah ketika kita menutup pembicaraan di telpon.
3. Sirkuler. Proses komunikasi itu mulai pada saat kita menerima informasi dari luar, kita mencerna (pikirkan maknanya) lalu kita merespon. Jadi jarang sekali komunikasi terjadi hanya satu arah.
4. Tidak bisa diulang. Ada fakta yang menarik dimana kita dapat merespon berbeda terhadap sesuatu yang sama persis yang disampaikan berulang-ulang.
5. Tidak bisa dicabut. Kata-kata atau pesan yang kita sampaikan akan tetap berdampak walau kita meminta untuk mengabaikannya.
6. Rumit. Kita menginterpretasikan secara berbeda memberikan makna berbeda kepada kata-kata, tergantung latar belakang, pendidikan dan pengalaman kita.

Lalu bagaimana kita dapat mengatasi kendala-kendala dalam berkomunikasi? Apa saja faktor yang dapat dipertimbangkan agar lawan bicara kita tidak mendapatkan pesan yang menyimpang dari makna yang kita ingin sampaikan ? Dalam kendala komunikasi hal-hal yang pertama kita pertimbangkan adalah

1. Budaya. Perbedaan latar belakang (budaya), tingkat pendidikan dan pengalaman memberikan interpretasi berbeda. Berhati-hatilah dalam menyampaikan pesan. Dalam budaya tertentu, sesuatu yang dianggap sopan  atau wajar dapat menjadi tidak sopan di budaya yang lain. Begitupun tingkat pendidikan, dimana orang berpendidikan memiliki wawasan yang lebih luas, sehingga toleransi akan potensi perbedaan persepsi dapat disikapi secara lebih bijak.

2. Prasangka. Hati-hati dalam menilai terlalu dini apalagi berdasarkan prasangka. Pada umumnya kita bereaksi terhadap sesuatu yang data nya tidak lengkap. Jangan membuat Judgement sebelum kita mengetahui faktanya

3. Stereotype. Jangan men-stempel bahwa beberapa orang itu memiliki sifat atau karakter seperti yang orang lain pada umumnya gambarkan. Contoh stereotype misalnya adalah gender, etnis, kelas sosial, dan lain-lain. Perlakukan setiap orang sebagai individu.

4. Emosi. Pengendalian perasaan sangat penting dalam berkomunikasi. Sebaiknya hadirkan argumen kita yang rasional, bukan yang emosional

5. Bahasa. hati-hati dengan bahasa atau kata-kata yang sama tetapi yang memiliki makna yang berbeda. kesalahpahaman terjadi terhadap penangkapan dari penggunaan kata-kata yang bias, umum atau tidak jelas

Demikian hal-hal yang harus diperhatikan dalam kita berkomunikasi, di rumah, di lingkungan sekitar ataupun di tempat kerja. Dengan memahami akan komunikasi yang efektif, harapannya adalah kita bisa menghindari risiko konflik atau kesalahpahaman yang mungkin terjadi di dalam organisasi atau perusahaan, sehingga produiktifitas kita (dan perusahaan) akan jauh meningkat.

Sumber:
- Essential Managers: Effective Communication @2015 DK
- komunikasi antar personal
- Kesalahan dalam berkomunikasi - https://www.mindtools.com/pages/article/common-communication-mistakes.htm
- Beware of the Pitfalls of Written Communication - https://www.huffingtonpost.com/haley-lynn-gray/beware-of-the-pitfalls-of_b_9434782.html